I artiklen her gennemgår jeg mine 5 bedste råd til bedre tilbudstekster for SMV’er. Da jeg arbejder i bygge- og anlægsbranchen, er rådene målrettet SMV’er i denne branche, men flere af rådene kan uden tvivl bruges på tværs af brancher. Så læs endelig med, uanset hvem du skriver til.

I mit arbejde sidder jeg stort set dagligt og analyserer udbudsmateriale fra blandt andet kommuner, styrelser og forsyningsselskaber. I løbet af et år har jeg et par hundrede udbudsbetingelser, SAB’er, BUT’er og TBL’er i hænderne (”Særlige arbejdsbeskrivelser”, ”Bestemmelser om udbud og tilbud” og ”Tilbudslister” for de uindviede) og hvis jeg skal pege på én ting de alle sammen har til fælles, er det at de bliver stadigt mere komplicerede.

Tag for eksempel prækvalifikationer: For bare ét år siden var det ikke usædvanligt, at man fik en udbudsbekendtgørelse med en grundig gennemgang af betingelserne for prækvalifikation. Men ser man dem nu, er det mere reglen end undtagelsen, at der blot henvises til udbudsbetingelserne, der er en væsentlig længere tekst. Når man så frem til tilbuddet, er udbudsbetingelserne ikke længere nok. Ofte finder man dybt begravet i SAB’en, at bygherre også gerne vil have en gennemgang af ens kvalitetssikring, eller af enkelte dele af processen.

Det er alt sammen ok, hvis man er en større virksomhed med en stærk tilbudsafdeling, der er vant til at analysere udbudsmateriale og skrive tilbudstekster. Men hvad gør man, hvis man er en mindre virksomhed, der ikke har den type ressourcer?

Står du og skal skrive tilbudstekster, eller metodebeskrivelser til et udbud, og har du ikke en tilbudsafdeling med kommunikationsfolk ansat, eller er du relativt ny i rollen som tilbudsskriver, har jeg her samlet 5 af mine bedste råd til at effektivisere dit arbejde med tilbudstekster, og sikre, at du kan levere den bedst mulige tekst til jeres tilbud. Nogle af dem bruger du formentlig allerede, men forhåbentlig er der også 1 eller 2, du kan bruge i dit videre arbejde.

Råd nr. 1: Læs SAB’en effektivt

Selvom man naturligvis bør læse SAB’en i sin helhed, er det ikke sikkert, at du har tid til at læse alle dele lige grundigt, især ikke, hvis I har mange tilbud der skal ud ad døren.

Når du kigger ned over indholdsfortegnelsen, kan du ofte få en ide om, hvilke dele af projektet bygherre og rådgiver er mest bekymret for. Det er der de har brugt flest sider, og det er også her du skal være opmærksom. Måske er der ligefrem elementer, det overrasker dig har fået sit eget kapitel.

Derudover bør du læse første kapitel grundigt, for det indeholder ofte bygherres generelle syn på projektet, og det er også ofte her de ”gemmer” spørgsmål de ønsker besvaret i tilbudsteksterne.

Råd nr. 2: Spar printeren og læs udbudsdokumenterne på din PC

Og hvorfor så læse det på sin PC, og ikke bare printe det, når det nu er sådan man læser det bedst?

Når du læser det på din PC kan du søge i SAB’en, og det bør du gøre. Her bør du søge på et par af de ord der står i ”Krav til tilbuddet”. Står der f.eks. at du skal aflevere en beskrivelse af organisationen, kan du søge i SAB’en efter omtaler af organisationen. Det samme gælder, hvis du eksempelvis skal aflevere en beskrivelse af arbejdet på en bestemt strækning. At søge dig frem til alle de steder strækningen er nævnt, kan spare dig meget tid, og giver dig mulighed for at skrive en langt bedre tilbudstekst.

Råd nr. 3: Opret en tekstbank du kan tage fra

Selvom vi gerne alle sammen vil tænke at hvert projekt er unikt, så er det hverken første eller sidste gang du kommer til at beskrive, hvordan du håndterer sikkerheden, hvad der indgår i din kvalitetssikring eller hvad din formand Frank Jensen er god til.

I stedet for at gå og huske, at du da egentlig også skulle aflevere noget lignende på det dér projekt sidste år, kan du spare meget tid ved at have en ”tekstbank” med tekstbidder, der kan tilpasses det konkrete tilbud.

En tekstbank gør det også væsentligt nemmere at overlevere arbejdet til en anden næste gang.

Selv bruger jeg OneNote til dette, men stort set alt er bedre end din hukommelse, og du kommer langt med en mappe med Word dokumenter opdelt efter tekststyper som ”Organisation”, ”Risikobeskrivelse”, ”Miljø” osv.

Råd nr. 4: Kan det komme i et diagram, så put det i et diagram

Kan det skrives, er det fint, men kan det vises, er det bedre. Det gælder særligt, når du har med mere kompleks information at gøre. Ligesom du formentlig altid ville lave et organisationsdiagram, i stedet for at forsøge at beskrive, at først kommer projektlederen, og han har så to entrepriseledere osv., bør du tænke over, om der er anden information, der vil være mere overskuelig for modtageren af dit tilbud, hvis du sætter det i en model eller et diagram. Det kunne f.eks. være information om hvem der har ansvar for hvilke opgaver indenfor kvalitetssikring, eller en kompetencematrice, der gør det nemt for bygherre at se, at alle fagområder er dækket.

Råd nr. 5: Vis jeres arbejde

Jo mere konkret – jo bedre, er de fleste bygherrers motto. Det er meget fint, at du skriver, at du har et kvalitetssikringssystem, men ofte vil bygherre hellere se et eksempel, end læse tre sider om det.

Det gælder både dokumenter I bruger i arbejdet og konkrete erfaringer. I stedet for at skrive en halv side om, hvor gode I er til trafikhåndtering, kunne du indsætte et billede af en kompleks, men effektiv afspærring og forklare hvad der gør jeres metode unik. Sidder du og skriver om sikkerhed og arbejdsmiljø, er det langt mere virkningsfuldt at vedlægge et eksempel på jeres registreringer af nærvedulykker og en handlingsplan, end at skrive noget luftigt om, at I passer godt på jeres medarbejdere.

Det var mine fem råd til bedre tilbudstekster. Forhåbentlig har du læst noget, der kan hjælpe dig med at skrive bedre tekster, og gøre det hurtigere.

Hvis du har nogle gode råd du har lyst til at dele, eller kommentarer til nogle af mine råd, så skriv en kommentar eller send mig en besked. Det gælder selvfølgelig også, hvis du har spørgsmål eller noget du gerne vil have uddybet.

Jeg ser frem til at høre fra dig.